Thuis werken? Spelregels ter bescherming van medewerkers en onderneming

24 september 2020

Thuis werken? Bescherm uw medewerkers en onderneming

Door Corona is het werkende leven drastisch veranderd. Werken uw medewerkers ook vanuit huis? Gebruiken zij video conferencing en andere ‘virtual collaboration tools’? Vaak is er een gebrek aan bewustzijn bij het gebruik van deze tools.

Risico cybercrime en inbreuk privacy

Het risico van cybercrime, inbreuk op intellectueel eigendom en data privacy neemt door thuis online werken toe. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld beschermd fotomateriaal delen in een Slack of Teams chat, waardoor uw onderneming opeens inbreuk maakt op dit copyright. Ook kunnen verkeerde instellingen in een virtual collaboration app op het apparaat van een medewerker ertoe leiden dat hackers toegang tot uw interne infrastructuur of gevoelige data kunnen krijgen.

Transparante regels voor medewerkers

Biners adviseert dat u transparante spelregels afspreekt en uw medewerkers voorziet van belangrijke informatie. Dit geeft zekerheid voor de onderneming en voor uw medewerkers. Denk dan aan:

  • Richtlijnen voor home office en virtueel werken (inclusief professioneel gebruik, actieve kennisuitwisseling, vertrouwelijkheid in het bijzonder van gevoelige data, intellectueel eigendom, manieren/gedrag, passende foto’s, data bescherming).
  • ‘Bring-your-own-device’ (BYOD) overeenkomst voor het gebruik van privé-apparaten, zoals privé smartphones of familie-laptops (regels voor gebruik, beveiliging, meldings-proces in geval van verlies van apparaat of paswoorden, omgang met data wanneer de medewerkers het bedrijf verlaat.)
  • Gebruikersovereenkomst voor ‘collaboration tools’ zoals MS Teams, Zoom, Slack, Trelle, Asana, Coyo, etc. (o.a. Workspace instellingen, verwijderen van individuele data, verwijderen van profielen, paswoord gebruikt, etc.)
  • Q&A (typische gebruikersvragen)

Het gebruik en de implementatie van deze afspraken vergt nogal wat van de organisatie. De interne regels en documenten moeten immers worden aangepast aan de specifieke bedrijfssituatie. Uw specifieke situatie moet daarbij leidend zijn.

Wilt u meer over dit onderwerp weten? Neem dan contact met de heer Frank Gottenbos van Biners op (https://www.biners.eu).