Extra vergoeding voor buitenlandse dienstreis?

11 juli 2008

Werknemers die dienstreizen naar het buitenland maken, worden vaak geconfronteerd met extra kosten voor versnaperingen, ontbijt, lunch, diner en overnachtingen. Hiervoor bestaat een interessante forfaitaire vergoedingsregeling.

Vaste kostenvergoeding

De werkgever kan bepaalde kosten, zoals overnachtingen, op declaratiebasis onbelast vergoeden aan de werknemer. Het is administratief ondoenlijk om ook kleinere kosten op declaratiebasis te gaan vergoeden, zoals parkeerbonnetjes, ruitenvloeistof, lunches, etc. Deze kleinere kosten kunnen in een vaste maandelijkse onkostenvergoeding aan de werknemer worden vergoed.

Buitenland reizen

Voor werknemers die in het buitenland reizen bestaat een eenvoudig te hanteren vergoedingssystematiek. Ambulante werknemers kunnen onder voorwaarden een vaste kostenvergoeding krijgen die qua voorwaarden en qua hoogte van de vergoeding gebaseerd is op hetgeen de staatssecretaris van Financiën in een besluit heeft vastgelegd.

Voordelen van de regeling zijn:
1) De onderbouwing van de hoogte van de vergoeding kent slechts een vereenvoudigde bewijslast;
2) Vermindering van de administratieve lasten van bonnetjes, etc;
3) De vastgestelde bedragen zijn vaak erg genereus en kunnen dus worden gezien als ‘extra’ fiscaal aantrekkelijke beloning voor de werknemer.

Voorbeeld:
Voor een verblijf van 24 uur in Kleve, inclusief overnachting, kan een bedrag van maximaal € 149,70 onbelast aan de werknemer worden vergoed. Indien gekozen wordt om de hotelkosten rechtstreeks (of op declaratiebasis) voor rekening van de werkgever te laten komen, dan kan voor maaltijden en versnaperingen (voor rekening van de werknemer) alsnog € 70 voor een hele dag worden vergoed.