Ein Aufsichtsrat für Ihr niederländisches (Tochter-)Unternehmen (Raad van Commissarissen RvC / Supervisory Board) oder ein niederländisches Aufsichtsratsmitglied (Commissaris / Non Executive Director)

1 April 2015

Nicht nur an der Börse notierte Unternehmen haben eventuell Bedarf an einem Aufsichtsratsmitglied (Commissaris / Non Executive Director). In den Niederlanden spricht man bei sowohl der B.V. (niederländische GmbH) als auch bei der N.V. (niederländische AG) von einem Raad van Commissarissen RvC (niederländischer Aufsichtsrat). Wir sprechen daher unten immer von einem Aufsichtsrat, womit wir aber alle Formen von beaufsichtigenden Organen bzw. beaufsichtigende Personen bei Unternehmen meinen.

Ein Aufsichtsrat hat nicht nur die Rolle der Ausübung der Aufsicht und der Überwachung der Kontinuität des Unternehmens inne. Der Aufsichtsrat ist auch unabhängiger Berater des Unternehmens in dem Sinne, als dass er oft der Resonanzboden oder Spiegel des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung des Unternehmens ist (bestuur / Executive Director). Eine dritte Rolle des Aufsichtsrates ist seine Rolle als „Arbeitgeber“ der Unternehmensleitung; der Aufsichtsrat wacht über die Kontinuität des Unternehmens und die Befolgung von Weisungen der Unternehmensleitung.
Wir sehen in der Praxis bei deutschen Muttergesellschaften mit niederländischen Tochterunternehmen, dass oft eine Diskrepanz zwischen der Aufsicht besteht, die in Deutschland stattfindet, und einem Mangel an Aufsicht über den niederländischen Teil des Unternehmens und dessen niederländischer Leitung. Dies führt zu großer Unsicherheit bei deutschen Geschäftsführern/Vorstandsmitgliedern und deutschen Aufsichtsratsmitgliedern. Die Distanz zwischen Mutter und Tochter ist oft zu groß, z.B. durch Unterschiede in der Gesetzgebung, der Kultur und der Arbeitsweise. Um dafür eine Lösung zu finden, muss eine Brücke zwischen den deutschen Aufsichtsratsmitgliedern und dem niederländischen Unternehmen gebaut werden. Damit haben wir in der Praxis einige Erfahrungen gemacht, auf die wir näher eingehen.

In den deutschen Aufsichtsrat kann ein Aufsichtsratsmitglied niederländischer Herkunft berufen werden, um die Aufsicht über niederländische Unternehmen auszuüben. Innerhalb eines deutschen Aufsichtsrates müssen die Aufgaben unter den Aufsichtsratsmitgliedern verteilt werden. Im deutschen Aufsichtsrat sollte eine Person mit Kenntnissen über und Erfahrung mit den niederländischen Tochtergesellschaften sitzen. Oft entscheidet man sich dafür, ein niederländisches Aufsichtsratsmitglied in den Aufsichtsrat der Muttergesellschaft zu berufen. In diesem Falle müssen keine besonderen Satzungsänderungen in den Niederlanden durchgeführt werden. Eine solche Lösung sieht man oft bei deutschen Familienunternehmen und deutschen mittelständischen Unternehmen mit einem oder mehreren Tochterunternehmen in den Niederlanden.

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Oft wird die Aufsicht oder die beratende Funktion bei einem Unternehmen schon von einem Aufsichtsrat oder Beirat in der Muttergesellschaft erfüllt. Die unabhängige Aufsicht und Beratung des Unternehmens ist dann gewährleistet. Der deutsche Rat ist dann oft komplett deutsch besetzt. Dies ist vielleicht auch logisch. Allerdings können die Unternehmen in den Niederlanden besondere zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern und manchmal muss schnell und unabhängig aufgetreten werden. Dies ist “von Deutschland aus” oft nicht möglich. Darum kann ein sogenanntes unterbeauftragtes Aufsichtsratsmitglied (SubCommissaris) ernannt werden, der nur im Auftrag der deutschen Aufsichtsratsmitglieder handelt. Dieses unterbeauftragte Aufsichtsratsmitglied kann Befugnisse und Verpflichtungen vergleichbar mit denen eines normalen niederländischen Aufsichtsratsmitgliedes bekommen. Dies kann auf unterschiedliche Art und Weise und relativ flexibel eingerichtet werden.

Unter bestimmten Bedingungen ist die Einrichtung eines Aufsichtsrates bei dem niederländischen Tochterunternehmen verpflichtend. Besonders, wenn das niederländische Tochterunternehmen mindestens 100 Mitarbeiter hat und mindestens 16 Mio. € an Eigenkapital hat, müssen Sie prüfen, ob Sie einen niederländischen Aufsichtsrat einrichten müssen. Ein solches niederländisches Unternehmen wird dann auch als structuurvennootschap bezeichnet.

NeD Tax kann Sie dabei beraten, wie eine Brücke zwischen deutschen Aufsichtsratsmitgliedern und niederländischen (unterbeauftragten) Aufsichtsratsmitgliedern gebildet werden kann. Die Funktionsweise kann nach Maß gestaltet werden, so dass die Wünsche aller betroffenen Parteien berücksichtigt werden können. Dabei wird dem Governance-Gedanken (DCGK Deutscher Corporate Governance Kodex und niederländischer Corporate Governance Code) besondere Aufmerksamkeit gewidmet, aber auch der Beratungsrolle eines (unterbeauftragten) Aufsichtsratsmitgliedes gegenüber der/dem (niederländischen und deutschen) Geschäftsführung/Vorstand und den deutschen Aufsichtsratsmitgliedern.

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