Home office? Die Wichtigkeit von Regeln zum Schutz der Mitarbeiter und des Unternehmens

Arbeiten im Homeoffice? Schützen Sie Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen!

Corona hat unser Arbeitsleben radikal verändert. Arbeiten Ihre Mitarbeiter auch im Homeoffice? Nutzen Sie dabei auch Tools für Videokonferenzen und andere E-Collaboration-Tools? Oftmals werden die Risiken bei der Nutzung dieser Tools unterschätzt.

Risiko Cybercrime und Datenlecks

Das Risiko auf Cybercrime, Verletzung geistiger Eigentumsrechte und Datenschutzverletzungen nimmt durch mobiles Arbeiten und Arbeiten im Homeoffice erheblich zu. So kann es zum Beispiel passieren, dass Ihre Mitarbeiter über einen Team-Chat in Slack geschütztes Bildmaterial teilen, wodurch Ihr Unternehmen auf einmal das entsprechende Urheberrecht verletzt. Auch falsche Einstellungen in einer E-Collaboration-App auf dem Endgerät eines Mitarbeiters können dazu führen, dass Hacker Zugang zu Ihrer internen IT-Infrastruktur oder sensiblen Daten erlangen.

Transparente Regeln für Ihre Mitarbeiter

Biners empfiehlt Ihnen, Ihre Mitarbeiter über wichtige Sicherheitsaspekte zu informieren und mit ihnen transparente Regeln im Hinblick auf die Nutzung entsprechender Tools zu vereinbaren. Das bietet nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Mitarbeitern die nötige Sicherheit. Möglichkeiten sind zum Beispiel:

• Leitlinien für die Arbeit im Homeoffice und das mobile Arbeiten, wie z. B. fachgerechte Nutzung der Tools, aktiver Austausch von Knowhow, Datenschutz, Vertraulichkeit von (insbesondere) sensiblen Daten, geistiges Eigentum, Verhaltenskodex, Angemessenheit von Bildmaterial;
• Bring Your Own Device (BYOD)-Betriebsvereinbarung über die dienstliche Nutzung privater Endgeräte, wie privater Smartphones oder Familien-Laptops: z. B. Nutzungsvorschriften, IT-Sicherheit, Meldeverfahren bei Verlust oder Diebstahl eines Gerätes oder Passwörtern, Datenumgang bei Austritt aus dem Dienstverhältnis;
• Nutzungsvereinbarung für Collaboration Tools wie MS Teams, Zoom, Slack, Trelle, Asana, Coyo, usw. (u. a. Workspace-Einstellungen, Löschung individueller Daten, Entfernung von Profilen, Umgang mit Passwörtern usw.);
• Q&A: Häufig gestellte Nutzerfragen und Antworten.

Die Anwendung und Umsetzung dieser Vereinbarungen stellt für Sie und Ihre Mitarbeiter eine erhebliche Herausforderung dar. Hier gilt es, betriebsinterne Regeln und Dokumente genau auf die individuelle, betriebliche Situation in Ihrem Unternehmen abzustimmen. Dabei sollte Ihre individuelle Lage immer maßgebend sein.

Möchten Sie mehr über dieses Thema erfahren? Dann wenden Sie sich bitte an Herrn Frank Gottenbos von Biners unter (www.biners.eu).